Dù đã lập kế hoạch mua vật chi tiết từ trước nhưng nhiều nhà máy vẫn gặp phải tình trạng thiếu vật tư khi sản xuất.
- Nguyên nhân
- Các giải pháp khắc phục
Nguyên nhân thường không nằm ở riêng bộ phận mua hàng mà là sự phối hợp của cả hệ thống kế hoạch – kho – sản xuất – cung ứng.
Các nguyên nhân chính
- Dự báo sản lượng không chính xác
– Đơn hàng khách hàng thay đổi liên tục.
– Sản lượng thực tế cao hơn kế hoạch.
– Có các đơn hàng gấp, đơn hàng ưu tiên phát sinh.
Ví dụ: Kế hoạch sản xuất 10.000 sản phẩm/tháng nhưng thực tế sản xuất 12.000 sản phẩm => Vật tư mua theo kế hoạch ban đầu sẽ bị thiếu.
- Định mức vật tư (BOM) không chính xác
– BOM chưa cập nhật theo thực tế sản xuất.
– Thay đổi thiết kế nhưng chưa sửa BOM.
– Tỷ lệ hao hụt thực tế cao hơn định mức.
Ví dụ: BOM quy định tiêu hao 1,0 kg nguyên liệu/sản phẩm. Thực tế tiêu hao 1,08 kg. Khi sản xuất số lượng lớn sẽ thiếu đáng kể.
- Tồn kho trên hệ thống không đúng với tồn kho thực tế
Đây là nguyên nhân rất phổ biến.Do:
– Xuất kho không ghi nhận đầy đủ.
– Nhập kho sai số lượng.
– Mất mát vật tư.
– Vật tư lỗi, hỏng nhưng chưa loại khỏi tồn kho.
Ví dụ: ERP báo còn 5.000 kg. Thực tế chỉ còn 4.000 kg => Kế hoạch mua hàng dựa trên số liệu sai nên phát sinh thiếu hụt.
- Nhà cung cấp giao hàng chậm
Nguyên nhân:
– Thiếu nguyên liệu đầu vào.
– Năng lực sản xuất của nhà cung cấp không đủ.
– Tắc nghẽn vận tải.
– Hải quan, logistics kéo dài.
Đặc biệt với vật tư nhập khẩu: Chậm vài ngày có thể làm dừng cả dây chuyền.
- Không tính đúng thời gian cung ứng
Ví dụ: Nhà cung cấp cần 30 ngày để giao hàng. Bộ phận kế hoạch chỉ tính 20 ngày.
=> Hàng về sau khi vật tư trong kho đã hết.
- Thiếu tồn kho an toàn
Nhiều doanh nghiệp muốn giảm tồn kho để giảm vốn lưu động nên cắt giảm tồn kho an toàn quá mức.
Khi: Nhu cầu tăng đột biến; Nhà cung cấp giao trễ => Nhà máy lập tức thiếu vật tư.
- Chất lượng vật tư không đạt
– Hàng đã nhập kho nhưng không đạt chất lượng.
– Bị cách ly để kiểm tra.
– Phải trả lại nhà cung cấp.
=> Trên hệ thống có hàng nhưng thực tế không sử dụng được.
- Kế hoạch mua hàng và kế hoạch sản xuất không đồng bộ
Ví dụ: Mua hàng lập kế hoạch theo tháng nhưng sản xuất điều chỉnh kế hoạch hàng tuần hoặc hàng ngày.
Khi thông tin không được cập nhật kịp thời dẫn đến thiếu vật tư.
- Thiếu vật tư phụ hoặc vật tư giá trị thấp
Nhiều nhà máy kiểm soát rất tốt nguyên liệu chính nhưng lại thiếu những vật tư phụ như: Bulong, gioăng, tem nhãn, bao bì, dầu mỡ…
Chỉ cần thiếu một chi tiết nhỏ cũng có thể dừng sản xuất.
Ở Việt Nam, ba nguyên nhân thường gặp nhất gây thiếu hụt vật tư dù doanh nghiệp đã lập kế hoạch mua hàng từ trước là:
- Sai lệch tồn kho thực tế và tồn kho trên hệ thống.
- Kế hoạch sản xuất thay đổi nhưng kế hoạch mua hàng không cập nhật kịp.
- Nhà cung cấp giao hàng chậm hoặc giao thiếu.
Giải pháp khắc phục
- Nâng cao độ chính xác dữ liệu
Kiểm soát chặt: Định mức vật tư; Tồn kho; tỷ lệ hao hụt…
- Thiết lập tồn kho an toàn
Áp dụng cho các vật tư: Quan trọng; có chu trình cung ứng dài; khó thay thế.
Ví dụ: Mức tiêu thụ trung bình: 100 kg/ngày, thời gian mua hàng: 20 ngày, dự phòng 5 ngày.
=> mức tồn kho an toàn = 500 kg.
- Phân loại vật tư theo ABC
– A: Giá trị cao, kiểm soát chặt.
– B: Kiểm soát trung bình.
– C: Vật tư giá trị thấp nhưng phải luôn sẵn có.
Nhiều nhà máy thiếu vật tư do tập trung quá nhiều vào nhóm A mà bỏ quên nhóm C.
- Quản lý nhà cung cấp theo KPI
Theo dõi: Tỷ lệ giao hàng đúng hạn; Chất lượng hàng giao; Thời gian phản hồi; Tỷ lệ thiếu hàng.
- Kiểm kê kho định kỳ
Kiểm tra tồn kho hàng tuần, hàng tháng, hàng năm để nâng cao độ chính xác tồn kho ≥ 98%.
- Thiết lập quy trình bán hàng và vận hành
Kết nối: Kinh doanh, kế hoạch, mua hàng, kho, sản xuất.
Đảm bảo mọi thay đổi về nhu cầu được cập nhật nhanh tới bộ phận mua hàng.
- Sử dụng cảnh báo thiếu vật tư tự động
ERP hoặc Excel có thể thiết lập:
– Cảnh báo khi tồn kho xuống dưới mức tối thiểu.
– Cảnh báo đơn mua hàng sắp trễ.
– Cảnh báo thiếu hụt trong 7–30 ngày tới.
Nguồn tin: CTC
